Organisaatio tai struktuuri on yrityksen, järjestön tai yhteiskunnan rakenne, sillä viitataan siihen miten kyseisen yrityksen eri osat liittyvät toisiinsa, ja vaikuttavat toisiinsa. Samoin yrityksen rakenne vaikuttaa keskeisesti sen toimintaan siten, että muuttamalla rakennetta, muutetaan myös yrityksen toimintaa.
Organisaatio koostuu ennen kaikkea imisistä, usein työntekijöistä, jäsenistä tai vapaaehtoisista toimitsijoista, oleellista on siis myös kaikkien kyseisten henkilöiden tehtävä organisaation sisällä. Yhteenvetona voi siis sanoa että “organisaatio” konseptina on hyvin abstrakti käsite. Jotta sen ymmärtäisi helpommin, voitaisiin ajatella että “perhe” on myös eräänlainen organisaatio, jossa jokaisella jäsenellä on oma osansa ja roolinsa, ja jokainen panoksellaan vaikuttaa perheen hyvinvointiin kokonaisuutena.
Organisointikyky ihmisen luonteelle ominaista
Organisaatioita ja organisoitumista tarvitaan, sillä sen avulla asioita laitetaan järjestykseen ja täten systemaattisesti päästään etenemään kohti jotain tiettyä tavoitetta. Tällainen organisoituminen kuuluukin ihmisen perusluonteeseen; asiat halutaan nähdä tietyssä järjestyksessä ja niille asetetaan tietty tarkoitus.
Organisoituminen tavallaan automaattista, tiettyyn pisteeseen asti, sillä jotta organisaatio kuten yritys saavuttaisi haluamansa tavoitteet, on hyvin tehty organisaatiosuunnittelu ehdoton edellytys. Organisaatio koostuu ihmisistä, ja heitä yhdistävistä tavoitteista, joten jokaisen näiden osatekijän roolit on tehtävä selväksi, jotta organisaatio voidaan rakentaa oikealla tavalla. Erilaisia organisaatiomuotoja on esimerkiksi:
- Funktionaalinen organisaatio, jossa henkilökunta tai jäsenet jaetaan ryhmiin tehtäviensä tai vastuualueidensa mukaan. Esimerkiksi yrityksessä voi olla tuotanto-osasto, markkinointi osasto, henkilöhallinto, jne.
- Projektiorganisaatio, jossa henkilökunta on järjestetty projektien mukaan. Eri projektit voi olla toisistaan riippumattomia, joissa on jokaisessa oma projektipäällikkönsä.
- Matriisiorganisaatiossa yhdistyy funktionaalisen ja projektiorganisaation piirteet, siis projektipäälliköt vastaavat projektien toteutuksesta kun taas funktionaaliset päälliköt vastaavat resursseista ja niiden jakautumisesta.
Organisaatiomuoto riippuu siis kustakin yrityksestä tai järjestöstä ja sen asettamista tavoitteista. Yritystä perustettaessa on pohdittava tarkalleen mikä on organisaatiomme tarkoitus? Mikä organisaatiomuoto sopii kyseisiin tarkoituksiin? Näistä seikoista tulee riippumaan miten hyvin organisaation toiminta tulee onnistumaan. Jotta tehtävä ei olisi liian hankala, voi vastauksensa jakaa edelleen systemaattisesti osiin. Esimerkiksi voi jo suunnitteluvaiheessa hahmottaa toisaalta organisaation sisäiset tekijät ja toisaalta siihen vaikuttavat ulkoiset tekijät.
Organisaation sisäiset tekijät:
- Ihmiset organisaation sisällä ovat yksi sen tärkeimmistä resursseista. Yrityksen tulee kartoittaa henkilöstön määrä, ja jokaisen vastuutehtävät ja kenelle he ovat vastuussa. Liikeyrityksissä on useimmiten jonkunlainen pyramidi hierarkia, kun taas järjestöissä saattaa vastuu olla jaettu kaikkien osakkaiden kesken.
- Taloushallinta tai toiminnan budjetti määrää pitkälti organisaation suunnittelua, ja sitä millaisilla mittakaavoilla toimitaan.
- Vahvuudet ja heikot puolet tulee kartoittaa; millainen osaaminen meillä on, pärjäämmekö kilpailijoille? Miten heikkoja kohtia voidaan korjata? Tarvitsemmeko koulutusta tai muuta ulkopuolista vahvistusta organisaatiomme toimintaa parantaaksemme.
- Materiaaliset tekijät kuten toimitilat tai irtonaiset inventaariot tulee kartoittaa.
Organisaation ulkoiset tekijät:
- Vallitseva talousjärjestelmä ja sen aiheuttamat edellytykset kuten muun muassa lainsäädäntö, luvat, verot, jne.
- Ympäristön määräämät edellytykset kuten esimerkiksi markkinoiden asettama tarve tietynlaiseen yrittäjyyteen.
Organisaatiosuunnittelu yrityksissä ja järjestöissä on alituiseen ajankohtainen tehtävä; ympäristön olosuhteet muuttuvat koko ajan, myös ihmisten tarpeet ja odotukset muokkautuvat niiden mukaisesti, joten organisaatioiden on tehtävä alituista suunnittelu- ja muokkaustyötä jotta ne vastaisivat kyseisiä tarpeita ja odotuksia. Organisaatioiden on jopa osattava arvioida tulevaisuuden edellytykset jo tänään. Toimiva organisaatio voi hyvin, tuloksia syntyy tehokkaasti ja vaaditulla laatutasolla. Työntekijät eivät kuluta aikaansa purnaamiseen eikä henkilökunnan vaihtuvuus ole liian suurta. Johtajat ovat avainasemassa hyvän ja tehokkaan organisaatiomallin luomisessa ja työilmapiirin pitämisestä positiivisena, mutta yhtälailla jokaisen työntekijän asenteella on merkitystä.